Facture commerciale : tout ce que vous devez savoir

Lorsque vous expédiez des produits en dehors de l’UE, vous devez vous conformer aux réglementations douanières. Et ce n’est pas toujours une mince affaire ! Avec tous les documents à remplir pour que votre colis soit acheminé sans encombre vers sa destination finale, il est parfois difficile de s’y retrouver. 

Parmi ces documents figure la facture commerciale. Qu’est-ce qu’une facture commerciale ? À quoi sert-elle ? Que doit-elle contenir ? Vous trouverez les réponses à ces questions et bien plus encore dans cet article.

Qu’est-ce qu’une facture commerciale ? Définition et usage

Entrons dans le vif du sujet et explorons le monde fascinant (si, si) des factures commerciales. Il est essentiel de comprendre ce concept dès le départ, car c’est la clé pour des envois internationaux réussis.

Facture commerciale : définition

Une facture commerciale est un document d’exportation spécifique qui aide votre colis à passer la douane. Ce n’est pas un simple document de routine, mais un outil essentiel au commerce international. En gros, la facture commerciale fait office de demande formelle de paiement pour les biens ou services fournis par le vendeur. Elle décrit les principales modalités de la transaction, notamment les conditions de vente et la description, la valeur et la quantité des marchandises. Il s’agit d’un document juridique, qui constitue une preuve de la transaction et facilite les procédures douanières.

Dans quels cas une facture commerciale est-elle nécessaire ?

Une facture commerciale est nécessaire en cas de ventes transfrontalières.

Les colis circulant au sein de l’UE n’ont pas besoin de cette facture spéciale.

La liste des pays de l’UE est disponible sur le site Internet de la douane française. En cas de doute, vérifiez également la liste des régions d’exception, car certains pays ou territoires de l’UE ne font pas partie du territoire douanier européen.

En plus de la facture commerciale, certains envois internationaux en dehors de l’UE nécessitent une déclaration douanière (CN22 ou CN23), voire un certificat d’origine (CO). Dans cet article, nous nous concentrerons sur la facture commerciale.

Absence de facture commerciale : quels sont les risques ?

En cas d’envoi international, l’absence de facture commerciale peut entraîner des problèmes. Sans ce document, le dédouanement peut être retardé, voire refusé, ce qui génère des frais de stockage importants, des colis renvoyés et des sanctions juridiques. De plus, l’absence de facture commerciale complique la résolution des litiges liés au paiement, à la qualité des produits et au respect des réglementations commerciales. En somme, une facture commerciale réduit les risques et rend le commerce international plus efficace.

À quoi sert une facture commerciale ?

Une facture commerciale d’import/export correcte et bien remplie permet aux autorités douanières, de décider rapidement quelles taxes et droits d’importation s’appliquent à votre colis. Voilà qui évite des retards.

De plus, les agents de la douane peuvent voir si votre colis répond à toutes les exigences et peuvent transmettre les informations au pays de destination, par exemple quels sont les contribuables du destinataire. Si vous remplissez correctement cette facture commerciale, il y a plus de chances que votre colis arrive à temps.

Facture commerciale vs autres documents douaniers : quelles différences ?

Lorsque vous expédiez un colis vers un pays situé en dehors de l’UE, vous avez généralement besoin de plusieurs documents. Et il n’est pas rare qu’on confonde ces documents. Si la facture commerciale et les autres formulaires douaniers, comme le CN22 et le CN23, informent les douanes sur les marchandises qui entrent et sortent du territoire, ces documents remplissent des objectifs différents et ne doivent pas être confondus. Alors, qu’est-ce qui différencie la facture commerciale des autres documents douaniers ? C’est ce que nous allons découvrir.

Facture commerciale vs formulaires CN22/CN23

Un formulaire CN22 ou CN23 est un formulaire douanier obligatoire qui doit être ajouté aux envois en dehors de l’UE ; le formulaire s’utilise principalement pour les envois qui sont transportés par une entreprise postale. Selon la valeur ou le poids, utilisez le formulaire CN22 ou CN23. Le formulaire contient des informations sur les marchandises transportées et sur la base de ces informations, il est déterminé si une taxe doit être payée.

La facture commerciale est également un document d’exportation que vous ajoutez à toutes les expéditions commerciales en dehors de l’UE. Il s’agit d’un document douanier contraignant qui contient principalement des informations sur le contenu du colis et les accords conclus, tels que « qui paie les frais de douane ». Sur base de la facture commerciale, la douane détermine si des droits d’importation doivent être payés sur les marchandises.

Un document CN22 ou CN23, nécessite un peu plus d’informations qu’une facture commerciale, mais l’idée sous-jacente est la même. Les deux documents fournissent des informations sur le contenu du colis afin que les douanes puissent décider si le colis peut ou non entrer dans le pays et qui est responsable de quelles taxes et droits d’importation.

Alors, quand faut-il utiliser la facture commerciale et quand faut-il utiliser le formulaire CN22/CN23 ?

Si votre colis est envoyé dans un pays hors de l’UE et que vous utilisez les services de La Poste, utilisez le formulaire douanier CN22 ou CN23. À ce même envoi, vous ajoutez la facture commerciale.
Si vous utilisez une société de transport telle que DHL ou UPS, en principe, vous n’avez pas besoin d’ajouter un formulaire CN22 ou CN23.

La principale différence est qu’une facture commerciale est toujours obligatoire pour les envois des transporteurs et que seuls les colis envoyés avec les sociétés postales ont besoin du document CN22 ou CN23 complémentaire. Mais pour éviter les retards, nous vous recommandons de toujours ajouter les deux documents.

Facture commerciale vs bordereau d’expédition

La facture commerciale fournit des informations détaillées sur les conditions de vente et le contenu du colis, notamment la valeur et la quantité des marchandises. Le bordereau d’expédition, lui, remplit un objectif différent. Il décrit le contenu physique du colis et détaille les dimensions, le poids et le type d’emballage de chaque article. Si les deux documents facilitent le dédouanement, la facture commerciale se concentre sur les aspects financiers de la transaction, tandis que le bordereau d’expédition ne fournit que des informations logistiques.

Facture commerciale vs facture douanière

Au même titre que la facture commerciale, la facture douanière est un document obligatoire lorsque vous expédiez à l’international : elle fournit aux autorités douanières des informations essentielles sur les marchandises importées ou exportées. En revanche, une facture douanière peut contenir des informations supplémentaires liées à la réglementation douanière, telles que le pays d’origine, le code SH ou tout autre accord commercial pertinent. Si les deux documents peuvent se recouper, la facture douanière est spécialement conçue pour répondre aux exigences des procédures de dédouanement.

Facture commerciale vs facture de transport

Si les deux documents contiennent des informations sur les marchandises expédiées, la facture commerciale porte sur les aspects financiers de la transaction, comme la valeur des marchandises, les conditions de paiement et les parties impliquées dans la vente. La facture de transport, en revanche, se concentre principalement sur les frais d’expédition et de manutention liés à l’acheminement des marchandises, notamment les frais de transport, les frais d’assurance et les éventuels suppléments. Bien que complémentaires, ces deux documents ont des fonctions distinctes : la facture commerciale met l’accent sur les aspects commerciaux de la transaction, tandis que la facture de transport se concentre sur les dépenses liées à la logistique et au transport.

Comment remplir une facture commerciale ?

Que doit-on inclure dans une facture commerciale ? Bien qu’il n’existe pas de format standard, ce document doit contenir un certain nombre d’éléments fixes, notamment des informations sur les marchandises ainsi que sur les parties impliquées dans l’expédition du colis. Ci-dessous, vous trouverez les parties les plus difficiles à traiter d’une facture commerciale, suivies d’un glossaire explicatif.

Attention : une facture commerciale se remplit toujours en anglais.

Exemple de facture commerciale

Ce que vous expédiez : description de l’article, quantité, poids et valeur

Cela semble évident, mais la description du contenu du colis est une partie importante de la facture commerciale. De cette façon, les autorités douanières ont un aperçu clair de ce que vous envoyez. La description doit expliquer exactement ce que vous envoyez, la composition de l’article et, le cas échéant, son utilisation. Faites cela pour chaque élément séparément. Les colis douaniers sont souvent scannés, et si la description ne correspond pas au contenu du colis, vous risquez une amende. Il est donc important que vous remplissiez ceci avec précision.

Indiquez également le nombre d’articles, le poids total et la valeur totale en euros du contenu de votre colis. Il est important de déterminer la valeur avec précision. Même un échantillon, un cadeau ou un envoi-retour a une valeur.

Code SH

Chaque article de votre colis doit avoir le code SH. Le Système Harmonisé (code SH) classe les marchandises afin que les douanes sachent quels impôts, droits et contrôles sont d’application. Il est important de remplir le code exact. En effet, le code détermine le taux de droits d’importation ou d’autres taxes que vous payez. La recherche du code peut être difficile, c’est pour cela que nous mettons à disposition notre outil vous permettant de rechercher efficacement le bon code SH.

Autre option : souvent, le fabricant de votre produit connait le code SH. Si vous ne disposez pas de ces informations, vous pouvez également demander ce code sur le site Internet de la douane française.

Pays d’origine

Dans le pays d’origine, vous indiquez où vos marchandises ont été produites. Dans certains cas, vous avez besoin d’un Certificat d’Origine (CO) comme document supplémentaire. Certains pays hors UE demandent ce document pour des mesures de politique commerciale.

Les Incoterms

Les conditions commerciales internationales, également appelées Incoterms (International Commercial Terms), sont des accords internationaux standardisés sur le transport de marchandises. Les Incoterms définissent clairement :

• qui est responsable des frais d’expédition, d’assurance, d’importation et des coûts de douane de l’envoi ;
• qui s’occupe du transport et jusqu’où ;
• qui est responsable des marchandises à chaque étape de l’expédition, ce qui détermine également à quel moment le risque et les frais de livraison passent du vendeur à l’acheteur.

Veuillez vérifier que le transporteur que vous avez choisi respecte lui aussi ces Incoterms.

Les Incoterms étant mis à jour tous les dix ans, la dernière version date de 2020. Les Incoterms de 2010 restent en vigueur, mais progressivement de plus en plus d’entreprises passent aux Incoterms de 2020. Lisez notre mise à jour sur les Incoterms de 2020.

Les Incoterms les plus courants sont EXW (Ex Works : départ usine), FOB (Free on Board : franco à bord), CFR (Coût et Fret), DAP (Delivered at Place : livré sur place), DDP (Delivery Duty Paid : taxe de livraison acquittée). Si vous ne savez pas quel Incoterm vous convient le mieux, nous vous recommandons d’opter pour le DAP. Cela signifie que vous, en tant que vendeur, payez les frais d’expédition, organisez l’assurance et préparez les documents d’exportation. Le destinataire paie tous les frais d’importation et de douane.

Numéro EORI 

Si vous exportez ou importez en dehors de l’UE, vous devrez également indiquer un code d’identification sur votre facture commerciale. Ce code, également connu sous le nom de numéro EORI, aidera les autorités douanières à identifier qui importe ou exporte des marchandises.

Ainsi, vous éviterez les retards ou les amendes aux douanes.

Si vous voulez en savoir plus sur ce numéro et sur la manière de le demander, lisez notre guide complet sur le numéro EORI.

Glossaire de la facture commerciale

Nous avons déjà indiqué que la facture commerciale est toujours établie en anglais. Si vous souhaitez créer vous-même votre facture commerciale ou utiliser un modèle et ne savez pas quoi remplir, vous trouverez ici une traduction des termes les plus courants :

From : De : Il s’agit de vous, la personne qui envoie le colis.
To : À : Le nom et l’adresse de la personne ou de l’entreprise à laquelle vous envoyez le colis.
Intermediate Consignee : Destinataire intermédiaire : Au cas où vous envoyez le colis à un intermédiaire, remplissez ici les données de cette personne ou entreprise.
Date : date à laquelle vous envoyez le colis.
Invoice Number : Numéro de facture : votre propre numéro de facture.
Customer PO No : Numéro de commande du client : référence ou numéro de commande de votre vente.
Currency Used : Devise utilisée : la devise que vous avez utilisée pour compléter le document.
Country of Origin : Pays d’origine : Le pays d’origine de votre produit. Dans certains cas, vous devez ajouter un document CO.
Reason for Export : Raison de l’exportation : Cochez ici la nature de votre colis. Un cadeau (gift), des documents (documents), une vente de marchandises (sale of goods), un retour de marchandises (return of goods), un échantillon commercial (a commercial sample) ou autre (other) dans votre colis ?
B / L / AWB N °: Le document de transport dans lequel sont définis les accords avec le transporteur. Le transporteur est souvent responsable de la préparation de ce document.
Final Destination : Destination finale : La destination finale de votre colis.
Export Route / Carrier : Route d’exportation / Transporteur : l’itinéraire de votre colis ou la compagnie maritime avec laquelle vous travaillez.
Terms of Sale : Conditions de vente : mieux connues sous le nom d’Incoterms.
Terms of Payment : Conditions de paiement : Les conditions de paiement entre vous et le vendeur. Par exemple : paiement dans les 30 jours après réception, paiement direct.
Terms of Freight : Conditions de fret : Vous pouvez également notifier ces conditions dans les Conditions Générales de Vente ou les Incoterms. Par exemple : Prépayé (Prepaid) ou à collecter (Collect).
No of Packages : Nombre de colis : le nombre de colis que vous envoyez.
Comments : Commentaires : Espace réservé aux instructions d’expédition ou de livraison, ou à d’autres notes.
Contents : Contenu : une description des articles que vous envoyez.
HS Code : Code SH : Le code SH (Harmony System) ou le code de votre marchandise.
Value : Valeur : Prix ​​par produit.
Net Quantity : Quantité nette : Nombre total de produits.
Weight KG : Poids KG : Poids total du colis.
Freight : Fret : Le cas échéant, indiquez ici vos frais de port.
Insurance : Assurance : Le cas échéant, indiquez ici vos frais d’assurance.
Date et signature : Votre nom, signature et date. Cela semble évident, mais sans votre signature, votre colis ne sera probablement pas envoyé.

Créez votre facture commerciale à l’aide de notre modèle

Si acheter à l’international devient de plus en plus facile, la livraison internationale reste un peu plus compliquée et remplir une facture commerciale exige pas mal de travail. Pour vous faciliter la vie, nous avons créé un modèle qui permet de remplir ce document d’exportation en deux temps, trois mouvements. Ainsi, vous pouvez être sûr·e que votre facture répond à toutes les exigences légales et que les informations ont été saisies correctement. Il vous suffit de remplir les champs du formulaire ci-dessous, puis de télécharger en un clic votre facture commerciale prête à l’emploi au format PDF.

Voici comment joindre la facture commerciale à votre envoi

Normalement, vous devez joindre trois copies de la facture commerciale à l’envoi, un pour le pays d’où vous exportez, un pour le pays vers lequel vous envoyez, et un pour le récepteur. Vous mettez deux de ces documents dans une enveloppe de liste de colisage à l’extérieur du colis et vous mettez la dernière facture commerciale dans le colis, pour le destinataire.

Assurez-vous également que votre colis répond aux autres exigences :

1. La boîte dans laquelle vous envoyez le colis doit être suffisamment solide pour résister à une chute de 1,5 mètre.
2. L’emballage doit être rempli de matériau de remplissage. Dans le cadre des règles de censure, vous n’êtes pas autorisé à utiliser des journaux à cet effet.
3. Les coins de la boîte doivent être renforcés avec du ruban adhésif.

Tous nos conseils pour bien préparer vos colis à l’international.

Il est important de toujours garder une copie de la facture commerciale et éventuellement du document CN22 ou CN23. Si des erreurs sont commises dans la gestion de l’envoi, vous pouvez parfois être confronté à des frais de douane élevés. Prévoyez toute éventualité et gardez une copie de tout.

Dématérialisez vos documents pour les envois via DHL Express ou UPS

Lorsque vous expédiez via DHL Express ou UPS, il est possible d’utiliser le “Paperless Trade”. Cela signifie que les formulaires douaniers sont envoyés par voie électronique au transporteur. Dès que vous passez votre commande, les formulaires douaniers sont traités immédiatement. De cette façon, vous économisez non seulement du temps, des tâches d’impression et des coûts, mais vous réduisez également le risque de perte de documents. Sendcloud utilise automatiquement Paperless Trade lorsque vous expédiez avec DHL Express ou UPS vers des pays en dehors de l’UE.

FAQ sur la facture commerciale

Ci-dessous, nous répondons aux questions brûlantes que vous vous posez au sujet des factures commerciales.

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Félicitations ! Vous maîtrisez désormais toutes les subtilités des factures commerciales. Il ne vous reste plus qu’à donner un nouvel élan à votre processus d’expédition avec Sendcloud. Notre plateforme tout-en-un est la solution pour créer et gérer facilement vos documents d’expédition, y compris vos factures commerciales, tout en garantissant le respect des réglementations et l’efficacité des processus.

Grâce à notre modèle, générer des factures commerciales en bonne et due forme est un jeu d’enfant. Il vous suffit de compléter les informations requises et voilà ! Votre facture commerciale est prête. Vous n’avez plus qu’à la joindre au colis pour passer la douane sans encombre. 

Et ce n’est pas tout ! Avec Sendcloud, vous avez accès à un large éventail d’outils et de fonctionnalités conçus pour optimiser vos opérations. Du traitement automatisé des commandes aux options de livraison personnalisables, notre plateforme offre une flexibilité et une commodité inégalées. En outre, grâce au suivi et aux notifications en temps réel, vos équipes et vos clients sont tenus informés à chaque étape du parcours de livraison.

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