Dans l’e-commerce, le transport et le fulfillment (traitement des commandes) sont d’importants déterminants des coûts. Ils représentent 15 à 20 % du chiffre d’affaires net total. En plus, il arrive que les montants facturés par les transporteurs soient plus élevés que prévu. Un véritable cauchemar pour vos finances, n’est-ce pas ?
Les suppléments et les tentatives de livraison infructueuses peuvent facilement faire grimper les frais de transport. Et le pire, c’est qu’on ne sait pas toujours très bien pourquoi ces suppléments sont appliqués. En moyenne, 5 % des colis sont mal facturés. Vous voilà bien démuni(e).
Les choses doivent changer. Nous allons vous présenter quatre moyens de repérer les surcharges transporteur cachées. À vous les économies sur vos frais de transport.
D’où viennent les surcharges transporteur cachées ?
Les économies réalisées sur les frais de transport ont un impact important sur votre marge, c’est évident. Mais en l’absence de données intelligentes (Smart Data) pour vérifier l’exactitude de chaque élément sur la facture, le défi peut être de taille.
Vous allez découvrir l’origine de ces surcharges cachées et apprendre à les repérer pour les faire disparaître de vos factures une bonne fois pour toutes.
Surcharges cachées : les 3 types les plus courants
D’ici 2025, le marché mondial du e-commerce devrait atteindre l’impressionnante somme de 4,8 trillions de dollars, avec près de 23 % de toutes les ventes au détail prévues en ligne d’ici 2027.
Le nombre de colis envoyés a donc augmenté, obligeant les entreprises de logistique à livrer plus rapidement et plus efficacement. Cette évolution a également eu des répercussions sur les frais de transport. Plusieurs facteurs peuvent expliquer l’origine des écarts.
Citons par exemple les tarifs erronés, les suppléments, les dommages et les pertes, les imprévus lors de la livraison, etc.
Passons en revue les trois types de frais cachés les plus courants auxquels faire attention.
1. Suppléments
Les suppléments, ou surcharges, sont monnaie courante, surtout si vous expédiez un grand volume de colis. Rien de surprenant donc à constater un supplément sur votre facture, ni à ce que le même supplément vous soit appliqué, encore et encore. Il s’agit de suppléments tarifaires que les transporteurs ajoutent aux frais de livraison convenus.
En voici les plus courants :
- Supplément carburant ;
- Supplément saisonnier ;
- Supplément pour livraison privée ;
- Emballage rigide ;
- Adresse illisible ;
- Colis classés dans la mauvaise catégorie de poids.
Dans la plupart des cas, les suppléments sont calculés après traitement des colis. Le bémol de cette pratique ? Il est plus difficile de les anticiper, et ils peuvent apparaître plus tard, à la réception de la facture.
Vous cherchez à éviter les suppléments couramment appliqués ? Faites en sorte que les dimensions du colis concordent avec ce qui figure sur l’étiquette.
Dans l’industrie du transport de fret, certains suppléments sont appelés « frais accessoires ». Bien souvent, ils sont appliqués lorsque des tâches de manutention supplémentaires sont nécessaires, en raison de la taille, du poids ou de l’emballage de l’article.
L’utilisation d’un hayon élévateur est un autre exemple de service spécial, lorsque le transporteur doit enlever ou livrer des colis à un endroit dépourvu de quai de chargement.
2. Données inexactes
Les données inexactes et les erreurs de calcul alimentent elles aussi les surcharges cachées. Elles sont difficiles à repérer, le processus connexe s’en trouve alors onéreux et complexe.
Voici quelques exemples :
- Taux de change incorrects (en cas d’envois à l’international) ;
- Erreur dans le calcul du poids ou du nombre de colis/palettes ;
- Double facturation de colis sur une même facture ;
- Erreurs contractuelles aboutissant à des écarts entre les tarifs négociés et les tarifs facturés ;
- Non-application des remises pour volume, entraînant le paiement d’un montant trop élevé (alors que la quantité expédiée était plus importante), ou paiement d’une franchise pour non-respect des volumes.
3. Délais de livraison non respectés
Enfin, et non des moindres, les promesses non honorées font elles aussi grimper les frais de transport. Dans le cas qui nous intéresse, ces promesses non honorées prennent la forme d’un colis qui n’aurait pas été livré dans le délai convenu.
Prenons un exemple : vous avez envoyé 20 colis en express. S’ils ont été livrés en plus de 24 heures, vous auriez alors pu économiser sur les frais, en optant pour une option de livraison standard, plutôt que la livraison prioritaire.
La livraison prioritaire, c’est cher, surtout dans le cas des envois à l’international. Vous devez également prendre le temps de traiter les réclamations de vos clients et leur apporter une solution afin qu’ils reçoivent leurs commandes dans les temps. Et ça, ça a un impact sur votre chiffre d’affaires.
Et, cerise sur le gâteau, si vous n’avez pas le bon logiciel pour détecter ces délais de livraison non respectés, jamais vous ne saurez si vous avez payé pour des services superflus.
4 moyens de repérer les surcharges transporteur cachées
Il est plus facile de détecter les surcharges cachées maintenant que vous en connaissez les origines les plus courantes. Mais que pouvez-vous faire pour que toutes les factures des transporteurs soient vérifiées, à chaque fois ? Plusieurs options s’offrent à vous pour réaliser des audits des colis. Nous allons vous les présenter en détail. Vous pourrez ensuite choisir celle qui est la plus adaptée aux besoins de votre entreprise.
1. Effectuer des audits manuels
L’audit manuel est probablement l’option la moins avantageuse. En effet, la tâche peut se révéler fastidieuse. C’est peut-être aussi la raison pour laquelle la vérification des factures est souvent placée sur le banc de touche. Toutefois, c’est faisable selon la taille de votre entreprise et le nombre de colis que vous expédiez.
Nous vous guidons, étape par étape, dans le processus de vérification manuelle des factures des transporteurs dans Excel :
- Vérification des informations de la facture : numéro de facture, dates, articles et prix ;
- Vérification du nombre d’envois : le nombre total de colis expédiés doit correspondre au nombre de colis scannés ;
- Vérification des données sur les dimensions et le poids : comparez les étiquettes que vous avez éditées avec les dimensions et le poids indiqués ;
- Analyse des suppléments : sur la facture, identifiez les charges connexes au niveau de service et les autres suppléments, puis analysez-les dans le détail. Si le montant total est plus élevé que d’habitude, revérifiez la facture et le contrat transporteur ;
- Audit des doubles facturations : cette tâche de repérage des doubles facturations est sans doute la plus simple à effectuer manuellement ;
- Comparaison avec les données de suivi : comparez la facture avec vos données de suivi pour faire ressortir toute anomalie.
Ce processus peut facilement se traduire par une charge de travail considérable pour le membre de votre équipe qui s’en occupe. Heureusement, il existe d’autres méthodes plus efficaces pour auditer les colis.
2. Utiliser un logiciel d’audit des colis
Avec les millions de colis envoyés par les transporteurs, l’intelligence des logiciels s’est accrue. Dans le cas qui nous intéresse, les logiciels d’audit des colis peuvent se révéler une véritable bénédiction. Ce type de logiciels est capable de comparer les envois en regard des données des contrats transporteur, des commandes et des colis.
Il identifie automatiquement les erreurs et les surcharges. Mais ce n’est pas tout. Il intègre également diverses sources de données, comme les factures, les contrats et les informations de suivi.
- Cela lui permet de réaliser des audits et de générer de précieuses informations.
- Il fournit des informations détaillées sur les factures, par exemple les surfacturations, les montants indument facturés, les doubles facturations, etc.
- Il analyse les envois et vérifie qu’ils ont bien été livrés comme convenu.
- Il génère des rapports sur les envois dont la facture contient une ou plusieurs erreurs et établit des prévisions sur les frais de transport futurs.
- Il propose des solutions pour réduire les coûts de transport, en se fondant sur les conditions de plusieurs transporteurs en matière de volumes et d’envois.
En utilisant un logiciel d’audit des colis, comme notre solution Shipping Intelligence, vous savez si vous payez un montant trop élevé. Vous pouvez par ailleurs améliorer votre reporting financier et réduire les frais de transport en général.
3. Faire appel à un auditeur tiers
Une autre possibilité s’offre à vous pour vos envois : externaliser à 100 % les audits des colis.
Les auditeurs tiers utilisent leur propre logiciel pour lancer un audit des factures de vos envois.
Bien souvent, ils se chargent également de demander les remboursements aux transporteurs. Voici quelques éléments que les auditeurs tiers vérifient :
- Retards de livraison ;
- Colis perdus ;
- Doubles facturations ;
- Frais pour correction de l’adresse ;
- Frais pour taille et poids incorrects ;
- Remises non appliquées.
Les auditeurs tiers sont souvent spécialisés dans un ou plusieurs transporteurs en particulier. Si vous avez recours à plusieurs transporteurs, vérifiez bien qu’ils relèvent de leur expertise.
Enfin, n’oubliez pas les honoraires. Solliciter les services d’un auditeur peut s’avérer onéreux et compenser les économies réalisées.
4. Établir des prévisions sur votre croissance future
Auditer vos factures à l’aide de cette méthode est sans doute peu pratique… et pourtant, vous pourriez réaliser de belles économies et éviter les surcharges. Après avoir établi des prévisions sur votre croissance future, vous serez à même d’estimer le nombre de colis envoyés. Cela vous permettra de négocier de meilleurs tarifs avec les transporteurs.
Et si vous utilisiez des options de livraison plus judicieuses ? Par exemple, si vous savez que vous allez développer votre activité dans tel ou tel pays, vous pourriez vous pencher sur des solutions 3PL ou des entrepôts locaux, voire envisager d’envoyer directement vos colis vers des centres locaux. Cela vous permettrait de bénéficier des points de chute et des tarifs locaux.
Et ce n’est pas tout ! Déterminer vos volumes futurs vous offre d’autres avantages :
- Grâce aux prévisions, il est plus facile de détecter les écarts entre les coûts de transport projetés et les coûts de transport réels ;
- Établir des prévisions sur votre croissance future vous aide également à décider s’il vous faut investir dans d’autres technologies ou rechercher de nouveaux partenaires, afin de réduire le risque d’erreurs synonyme d’inefficiences et de surcoûts ;
- Enfin, cela permet de livrer plus de colis dans les temps. À la clé, des ruptures de stock évitées et un risque de retards de livraison et d’erreurs réduit au minimum Si vous attendez une forte croissance des envois vers une destination en particulier, il vous faudra choisir le meilleur transporteur. En comparant les offres des différents transporteurs, vous pourrez choisir la meilleure option afin d’éviter les surcharges à l’avenir.
Après avoir établi des prévisions sur votre croissance future, vous serez à même d’estimer le nombre de colis envoyés. Cela vous permettra de négocier de meilleurs tarifs avec les transporteurs et d’optimiser votre portefeuille de transporteurs.
Exploitez les données des factures pour réduire les frais de transport
Après avoir vérifié les factures dès leur réception, vous pourrez en faire une analyse proactive, afin d’éviter les surcharges futures, de commettre les mêmes erreurs et d’optimiser l’expérience de livraison dans son ensemble. En effet, l’utilisation des données sur les envois ne se borne pas au simple suivi.
Analysez la prestation des transporteurs
La vérification des factures vous permet non seulement de déterminer si les frais sont trop élevés, mais aussi d’analyser les prestations des transporteurs. Si les factures d’un transporteur comportent sans cesse des erreurs ou de nombreux suppléments, envisagez de faire appel à un autre prestataire.
Vous pourriez par exemple examiner tous les envois ayant fait l’objet de suppléments. Bien souvent, lorsque les dimensions d’un colis dépassent un certain seuil, le transporteur applique un supplément. Vous pourriez réaliser de belles économies en optant pour un autre transporteur qui accepte des dimensions différentes ou propose une option de livraison spéciale pour ces envois.
L’utilisation d’une autre option de livraison augmente les coûts, certes, c’est possible. Toutefois, dans la plupart des cas, le prix de l’option de base combiné aux suppléments est plus élevé que celui d’une option haut de gamme permettant d’envoyer les colis plus encombrants.
Vérifiez les accords de niveau de service (SLA)
Nous en avons déjà parlé : vous pouvez déterminer si les transporteurs honorent leurs promesses en vérifiant leurs factures. À cette fin, un logiciel dédié à cette tâche combine les données du transporteur et celle du contrat.
S’il arrive fréquemment que le transporteur livre en retard et que vous en avez la preuve, votre pouvoir de négociation s’en trouve accru. Confrontez le transporteur à ses manquements au contrat. De même, vous pouvez utiliser les données pour comparer les offres de différents transporteurs.
Comment exécuter automatiquement des audits des colis à l’aide de la solution de contrôle des factures de Sendcloud ?
Vous souhaitez automatiser la vérification des factures et exploiter les Smart Data pour éviter les surcharges transporteur onéreuses et diminuer les coûts d’expédition ? Chez Sendcloud, nous sommes persuadés que l’évolution de votre chiffre d’affaires ne devrait pas reposer sur des suppositions.
C’est pourquoi notre logiciel Intelligent Shipping utilise votre/vos contrat(s) transporteur et vos données, en sus de la plus grande base de données sur les envois en Europe. À l’aide de notre fonctionnalité de vérification des factures, vous détectez les envois mal facturés et bénéficiez de précieuses informations sur les coûts d’expédition futurs. Payer trop cher, c’est terminé.
Et ce n’est pas tout. Nous vous accompagnons dans le développement de votre processus d’expédition, en vous proposant des intégrations avec plus de 100 transporteurs nationaux et internationaux.
Vous pourrez ainsi expédier vos colis vers plusieurs marchés de manière efficiente, mais aussi sélectionner le(s) meilleur(s) transporteur(s) pour tous vos envois nationaux et internationaux. Grâce à notre logiciel, vous pourrez comparer la prestation des transporteurs et accroître l’efficience globale des livraisons.
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